Excel 2016教程: 将数据验证添加到单元格或区域

将数据有效性应用于单元格

适用于: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel Starter 2010
可使用数据验证来限制数据类型或用户输入单元格的值。数据验证的最常见用法之一是创建下拉列表。请观看此视频，快速了解数据验证概要。

将数据验证添加到单元格或区域
注意:
此部分中的前三个步骤是添加任意类型的数据验证。步骤 4 - 8 专用于创建下拉列表。
1、选择一个或多个单元格进行验证。
2、在“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。
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3、在“设置”选项卡上的“允许”框中，选择“列表”。

4、在“源”框中，键入列表值，用逗号分隔。例如：

若要将答案限制为两个选项（例如，“你有孩子吗？”），请键入“,否”。

若要将供应商的质量信誉限制了三个等级，请键入“低,中,高”。

注意:
以上步骤一般推荐用于不太可能更改的列表项。如果列表可能更改，或随着时间推移需要添加或删除项目，则最好按以下最佳做法步骤进行操作。
最佳做法：
还可通过引用工作簿中其他位置的单元格区域来创建列表项。最有效的方法是创建列表，然后将其格式设置为“Excel 表格”（从“开始”选项卡中选择“样式”>“套用表格格式”，再选择最适合你的表格样式）。然后，选择表格的数据正文区域，即表格中仅含列表而不含表格标题的部分（此例中为“部门”），再在 A 列上方的名称框中填写有意义的名称。
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现在，不是在数据验证“源”框中键入列表值，而是添加刚才定义的名称，前置等号 (=)。

使用表的最大优点在于，当你向表添加或从中删除项目时，数据验证列表将自动更新。
注意: 最好将你的列表放置在独立的工作表中（如有必要可隐藏），以防他人对其进行编辑。
5、确保选中“提供下拉箭头”复选框。否则，您将无法看到单元格旁边的下拉箭头。
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6、若要指定希望如何处理空值 (null)，请选中或清除“忽略空值”复选框。
注意:
如果允许值基于具有已定义名称的单元格区域，并且此域中的任意位置存在空单元格，则选中“忽略空值”复选框将允许在有效单元格中输入任意值。同样，验证公式所引用的任何单元格也是如此：如果引用的单元格为空，则选中“忽略空值”复选框将允许在有效单元格中输入任意值。
7、测试数据验证以确保其正常工作。尝试在单元格中输入有效和无效数据，以确保设置按预期方式工作并且显示所预期的消息。
注释:
创建下拉列表后，确认它满足你的需求。例如，可检查单元格的宽度是否足以显示所有条目。