（二）人力资源体系文件标准化
1、人力资源体系文件种类及标准化
1.1人力资源管理制度
在人力资源工作中就某一管理领域工作开展的原则、执行的规范而制定的规范性文件或要求。
l 管理领域分为：人才招聘，培训发展，绩效管理，薪酬福利，员工关系，组织发展六类。
l 文件内容包括：制定目的、适用范围、相关定义、具体内容、参考文件、解释权、附件、审批八项。
l 按照保密等级的不同，将有保密要求的文件分为绝密文件,机密文件和秘密文件三种。这三种文件只是阅读的范围不同，只有相应职务级别者，才有权限阅读相应密级的文件。保密等级要在政策或者制度的标题中明确。
（1）保密：仅限在公司内，员工可以浏览、拷贝和打印，未经批准不可带离公司；
（2）机密：仅限在公司内，中层以上相关的管理者 、特别定义的员工才可以浏览、拷贝和打印，不得传播给与之无关的人员，不可带离公司；
（3）绝密：仅限在公司内，高层以上相关的管理者、特别定义的员工才可以浏览、经特别批准才能拷贝和打印，不得传播给与之无关的人员，不可带离公司；
l 制定制度的六个阶段：构思阶段、草案阶段、讨论阶段、定稿阶段、报批阶段、公示阶段
（1）构思阶段：确定制度建立的起因、背景、目的。一个制度的建立有可能是一个新问题产生或者即将产生；有可能是原有制度需要更新；有可能是外部环境发生变化；有可能是经营层的管理需要或者是顾客的管理需要等等。
（2）草案阶段：由起草者根据制度建立的背景和目的，按照规范化操作要求，科学规范地编写起草相关文本，制定制度草案。
（3）讨论阶段：按照民主集中的原则，听取制度相关的各方面意见，围绕草案征集各种有关的合理化建议和意见，完善修改制度草案。
（4）定稿阶段：根据讨论意见和建议修改草案的基础上，确定制度文本准备报批。
（5）报批阶段：按照制度报批要求和流程进行制度的报批，批准后进行备案，若没有批准就要根据领导的意见继续修改，直至报批通过，进行备案。
（6）公示阶段：使制度顺利及时地进行公示或者传达给该制度相关的所有部门或员工。下发或者公示的形式包括会议、网络、复印批件、座谈、内部报刊登载、板报栏张贴等，形式要得当、准确，参加公示或者下达活动的人员要签到。
1.2人力资源标准操作流程（SOP）、流程图
为管理制度配套的规范化流程及说明文件。
SOP就是将某一事件的操作步骤和要求，进行细化、量化和优化，形成一种标准的操作过程，最终以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常工作。
流程图通常作为SOP的其中一项组成部分。
l 管理领域、保密等级要求同人力资源管理制度。
l SOP文件内容包括： 审批、版本记录、编写目的、 适用范围、 名称定义、 职责描述、 操作规程、 参考资料、 附件及表格、流程图
l 流程图文件内容包括：是否关键步骤、执行时间、输入/输出文档、职责人、关联流程、执行时间差异率、各角色参与的流程数量分析、版本记录
1.3人力资源标准表格（文件）
制度、流程执行过程中填写使用的各种表格文件。
l 管理领域、保密等级要求同人力资源管理制度。
l 将人力资源标准表格进行标准化时要遵循一定的设计规范及填写要求。
2、人力资源体系文件编号规则
①：“XX公司”英文简拼，XXX有限公司
②：体系文件种类，“01”管理制度，“02”标准操作流程（SOP），“03”标准表格（文件）
③：部门代码，“HR”人力资源部
④：文件顺序号，从“01”开始，“99”结束，每类体系文件单独排序
⑤：文件版本号，从“V1.00”开始，“V9.99”结束
刘书生，资深 HR & IT 跨界专家
（1）研究方向：人力资源管理体系变革、人力资源信息管理系统（eHR）
（2）图书专著：《人力资源体系与e-HR信息化建设》（中华工商联合出版社，ISBN:978-7-5158-2154-2）
（3）十多年人力资源管理实操经验；数家大型集团企业人力资源信息管理系统（eHR）设计、实施经验；数十家企业人力资源管理咨询经验；知名上市集团公司人力资源信息管理系统（eHR）实施咨询经验
（4）高效率人力资源信息管理系统（益昇 eHR） 产品总监（软件著作权编号：软著登字第1576539号）
（5）创世晟企业管理咨询（天津）有限公司 （transformhr）人力资源管理变革创新辅导式咨询管理体系（ICS）创始人
