发文管理制度
【变更记录】
版本 | 变更类型 | 修订日期 | 部门 | 修订人 | 简要说明 | 执行日期 |
【审批人员】
序 | 姓名 | 职务 | 审批意见 | 审批日期 |
【分发情况】
1、本制度以邮件形式分发至全体员工。
1目的
1.1为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作，保证发文质量， 统一规范文件的发放流程，特制本制度。
2适用范围
2.1本规定适用于本公司内所有公文。
3管理职责与分工
3.1行政部作为公文归口管理部门
3.1.1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。
3.1.2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、下发、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。
3.2人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。
3.3法律部门作为合同审批部门，负责对合同的签订、变更、执行、终止实行监督、审批。
3.4各部门职责
3.4.1根据各业务需求，负责业务范围内相关公文的起草、审核、解释工作。
3.4.2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。
3.4.3负责发文的具体执行与监督工作。
3.5公文类别具体分为
3.5.1制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。
3.5.2合同类：各类合同、合约、契约、协议及约定等。
3.5.3报告类文件分：报告、申请、工作总结及工作计划等。
3.5.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。
3.5.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。
3.6各类公文发文流程（详情见附件1）
3.6.1制度类
3.6.1.1拟稿：由各部门根据业务需要起草相关制度。
3.6.1.2审核：由拟稿部门最高负责人审核。
3.6.1.3征求意见：部门审核后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见，并根据反馈意见及切实需要进行修改，定稿。如修订制度需要填写《修订表》（详情见附件2）。
3.6.1.4签发：由拟稿部门组织相关部门会签，由行政部将转交CEO确认。
3.6.1.5用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。
3.6.1.6执行：
3.6.1.6.1制度类文件均有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等，结合实际情况决定是否修改制度。试运行结束后，制度正式发文。
3.6.1.6.2以公司名义发布的制度类文件，由行政部统一编号用印后以邮件的形式发送全体员工，签发原件由行政部负责归档；以部门名义下发的制度类文件，由行政部统一编号后，交该部门负责发送，签发原件由其部门归档，并复制一份交由行政部备案。
3.6.1.7执行：
3.6.1.7.1以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训，行政部跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。
3.6.2合同类文件
3.6.2.1编写：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。
3.6.2.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核无误后，提交至法律部门审核合规性及有效性。
3.6.2.3签发：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交相关审批人批准确认；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由CEO召集相关人员进行合同评审通过。
3.6.2.4用印：由行政部根据批准情况予以加盖合同章及骑缝章。
3.6.2.5执行：经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时行政部负责合同归档。
3.6.2.6执行：由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。
3.6.3报告类
3.6.3.1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交行政部审批后，由行政部负责发放。
3.6.4报表类文件
3.6.4.1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。
3.6.4.2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。
3.6.4.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO批准确认。
3.6.4.4用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。
3.6.4.5签发：行政部将签署后的报表类文件发回拟稿人，拟稿人根据情况需要发送相关部门。
3.6.4.6执行：部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。
3.7发文格式要求
3.7.1排版：为确保文件格式统一，在编写文件时一律按以下顺序进行填写：
3.7.2修订记录，将编号、版本号、修订日期、执行日期等全部填好。首次修订记录为“创建”。
3.7.3目的
3.7.4适用范围
3.7.5管理职责与分工
3.7.6规定内容（具体依据文件内容确定）
3.7.7发文编码规则
3.7.7.1根据档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号，具体编号规则A-B-C-D；
如：行政部2017年第1号管理制度 2017-ZD-X-001
业务部2017年第3号通知 2017-TZ-Y-003
具体释义详情见表1
表1 发文编码表
序 | 编号 | 释义 | 示例 | 备注 |
1 | A | 年度 | 2018 | |
2 | B | 发文类别 | 管理制度—ZD、 会议纪要—JY、 通知—TZ、 办法—BF | |
3 | C | 部门拼音首字母大写 | 总裁办—Z； 人力资源部—R； 财务部/金融部—C；行政部—X； 业务部—Y； 技术部—J | |
4 | D | 发文流水号 | 001、002、003… | 以001开始 |
3.7.8版本号的编写规则：
3.7.8.1创建时版本号为1.0，再次修改时如变动不大，则版本号升级的间隔为0.1；如修改时发生重大变化或修改三次以上，则版本号由小数点符号前的数字直接加1升级，小数点后的数字归零。
3.7.9编号的管理
3.7.9.1编号的申请：文件的编制部门（人员）在编制文件后，向行政部申请一个编号。
3.7.9.2编号编制原则：行政部在编制文件/记录编号时应根据文件编号办法及现有的文件/记录的编排顺序进行编号，避免出现重号、漏号现象。
3.7.9.3编号的更改、废止：若文件的更改或废止等行为引起其文件号也发生变化，则需到行政部对此文件号进行重新编号或换号，行政部要定期对文件/记录编号进行审查，发现错号、漏号现象要及时更正。
3.8附则
3.8.1本制度自发布之日起执行，试运行三个月，原《文件编写及发放管理制度》自动废除。
3.8.2本制度由行政部负责解释。
附件
1、附件1 发文审批流程图
2、附件2 制度修订表
附件1 发文审批流程图
发文流程图
附件2 制度修订表
申请部门 | 申请人 | 日期 | |||
修订原因 | |||||
修订内容 | |||||
申请人确认 | |||||
部门领导意见 |
