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公司公文处理规定

第一章 总 则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合公司实际制定本规定。

第二条 公司及所属各单位的公文是实施管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理指公文拟制、办理、发布等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

第六条 公司及所属各单位应当高度重视公文处理工作，严格遵守本规定，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 公司办公室主管公司总部的公文处理工作，并对公司所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条 公司所属各单位的办公室（或综合管理部门，下同）主管本单位的公文处理工作。

第九条 公司所属各单位办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第十条 公司的公文种类有以下九种：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知

适用于印发有关工作制度，任免干部，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（五）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

（六）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）纪要

适用于记载会议情况和议定事项。

（九）函

适用于商洽工作,询问和答复问题,向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密和商业秘密的公文应当按照国家、地方和公司有关规定，标明密级、保密期限和份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文时，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。主送和抄送单位名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“纪要”以外，应当加盖印章。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。

第十二条 公文中各组成部分的标识规则，公司无明确规定的，可参照《党政机关公文格式》（GB／T9704－2012）国家标准执行。

第十三条 公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十六条 属于单位职权范围内的事务，应当自行行文或者联合行文。各单位内设机构除办公室外，一般不得对外正式行文。

第十七条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性的内容。

第十八条 同级单位可以联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发。

第十九条 行文中涉及到单位内其它部门职能时，应当主动协商会签；有关部门之间未协商一致的问题，不得向下行文。

第二十条 向下级单位或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位或主管单位。

第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

“报告”中不得夹带请示事项。

第二十二条 除上级领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当同时抄送其另一上级单位。

第二十四条 公司所属各单位上报的“请示”、“报告”一般报送1份纸质文件；公司向上报的“请示”、“报告”，根据承办部门要求份数报送。

第五章 公文拟制

第二十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十六条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。

（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，条理清楚，文字精练，字词规范，标点正确，定密准确。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）使用国家法定计量单位。

（八）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十七条 拟制公文，对涉及单位内其他部门职能范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请单位领导协调或审定。

第二十八条 以单位名义制发的公文送单位负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文方式是否妥当。

（二）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

（三）公文格式是否符合本规定的有关要求。

第二十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位（部门）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位（部门）修改后重新报送。

第三十条 以本单位名义制发的公文，由单位主要领导或主管领导签发。

第六章 发文办理

第三十一条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

第三十二条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当报原签批人复审。

第三十三条 对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

第三十四条 缮印公文必须安全保密并符合国家有关印刷、装订的标准和存档要求。

第三十五条 公文的用印，以单位负责人签署的公文审批稿为依据。

第三十六条 公文的分发要严格按照确定的分发范围进行分发。

第三十七条 涉密公文、资料等的收发递送须由各单位的机要部门通过机要通信、机要交通或者指派专人按照有关保密规定进行办理，不得通过普通邮政寄递。

第七章 收文办理

第三十八条 收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十九条 办公室签收公文时，应当认真核对密封、编号、正文和附件的份数、页数、来文单位、紧急程度、密级等，确认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收涉密公文应当登记公文序号；签收特急公文应注明签收时间。

第四十条 办公室对接收到的文件资料，除注明绝密亲启件和加盖密封章的人事、纪检、保卫保密等部门的特殊件不拆封外，一律拆封，经登记、编号后方可使用。绝密亲启件等特殊件中的正式公文，事后要及时交由文秘部门进行登记，按收文办理。

凡参加会议或通过其它渠道接收的公文，接收者应当及时将公文交由本单位文秘部门进行登记，按收文办理。

第四十一条 收到下级单位上报的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：来文是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范等。对不符合规定的公文，经办公室领导批准后可退回呈报单位，并说明理由。

第四十二条 经审核，对符合本规定要求的公文，收文岗位应当及时提交办公室领导、机要处领导进行审核分发办理。

第四十三条 承办部门收到交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职能范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回交办部门并说明理由。

第四十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第八章 公文归档

第四十六条 公文（含有存查价值的非正式公文，下同）办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档，定期移交本单位档案部门统一管理。

个人不得私自保存应当归档的公文。

第四十七条 归档范围内的公文，应当根据保存价值进行整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能够正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十八条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本。

第四十九条 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第五十条 会议文件和资料（含日程安排、录音录像、照片等），由会议主办单位负责整理、归档。

第九章 公文管理

第五十一条 所属各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第五十二条 公司所属各单位公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和管理。

第五十三条 有存查价值的非正式公文按正式公文管理。

第五十四条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第五十五条 公开发布公文，必须经发文单位批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第五十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室领导批准，可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第五十九条 销毁涉密公文应当按照三院机要和保密部门规定和具体要求，按年度送缴三院机要处予以缴销，保证不丢失、不漏销。

第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交上一级档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十一条 借阅、使用、管理涉密公文，应当按照公司有关保密规定和有关借阅规定办理。

第六十二条 正式公文的用印，须持经签发的文稿，方予用印。

第十章 电子公文传输与管理

第六十三条 电子公文是指在办公用计算机或涉密信息系统中产生的、具有规范格式的电子数据。涉密信息系统应当通过国家保密工作部门指定机构的测评。

第六十四条 电子公文传输是指电子公文的生成、发送、接收过程。电子公文的处理应当符合本规定的有关要求。

第六十五条 公司所属各单位办公室主管本单位的电子公文传输与管理工作，机要部门具体负责电子公文的处理。

第六十六条 电子公文发送后，发送单位应当在1个工作日内对公文的接收情况进行查询；对接收单位退回的电子公文应及时签收，发现问题应及时与接收单位联系解决。

第六十七条 接收电子公文时，应当对公文发送单位、公文完整性和体例格式进行审核确认。紧急公文要及时签收办理。对不符合规定的电子公文，应及时与发送单位联系解决。

第六十八条 用于电子公文传输的计算机及相关设备要指定专人管理和维护，严禁与互联网联接。

第六十九条 涉密公文不得以电子公文的形式传输。

第十一章 附 则

第七十条 本规定自颁布之日起施行，由公司办公室负责解释。