1 目的
提高办文速度和质量，发挥文件(含外来文件)在各项工作中的指导作用。
2 范围
适用于公司办公文件的管理控制。
3 定义
3.1 文件管理：
其主要内容包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
4 权责
4.1 公司行政部文控的工作职能主要有：
1)文件与资料的登记、编码、发行、保管、分发与维护；
2)过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管；
3)文件与资料原件的保管及维护；
4)文件与资料有效性的监控。
4.2 各部门在各自职责范围内负责文件管理。
5 内容
5.1 办公文件管理工作流程
见图1。
5.2 办公文件管理工作说明
见表1。
5.3办公文件具体要求
5.3.1 收文的管理包括：
1)公文的签收；
2)公文的编号保管；
3)公文的阅批与分转；
4)文件的传阅与催办。
5.3.2 发文的管理包括：
1)发文的规定：
（1）全公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
（2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。行政部同意发文，则由行政部按机构设置与业务分工统一归口以公司名义发文。
（3）对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。
1)发文的范围：
(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
(2)公司下发文件主要用于：
·公布全公司规章制度；
·转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
·公布公司体制机构变动或干部任免事项；
·公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
·发布有关奖惩决定和通报；
·其他有关全公司的重大事项。
(3)公司上行文、外发文主要用于：
·对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。
·同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
·在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
·凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
·各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。
2)发文程序与要求
·各部门需要发文，应事先向行政部提出申请。
·行政部同意发文时，主办部门应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
·草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
·文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门
与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。
·应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改；对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。
·经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。
·对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
·需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
·文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送公司领导审定批准签发。
·经领导批准签发后的文稿交文员统一编号送打印。
·文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
·文件打字后，由行政部文员按数印刷，再由行政部分发并检查落实情况。
6 相关资料
6.1 相关文件
6.1.1《文件控制程序》
6.2 附件
相关办文单、传阅单
