今年爆发的全球新冠疫情大流行，使线上办公成为普遍趋势，事实上，尽管目前各种通讯工具给人们的交流沟通带来了诸多便利，但是在办公自动化过程中，企业邮件仍然备受商务人士青睐，尤其是在欧美国家，因为邮件不仅具有其他工具低成本、高效率、传播快不受时空限制的优势，而且它传输文件量大、易储存，具有一定的书面化和权威性。
尤其是国内企业走向海外的历史征程中，如果中国企业使用统一域名作为邮箱后缀名，不仅可以树立良好的企业形象，彰显公司的实力，而且能够确保数据安全有利于公司稳定持续经营。国内知名品牌U-Mail邮件系统专家刘工就认为，虽然有免费邮箱提供服务，但免费邮箱不可避免存在一些弊端如：1、首先在管理上就带来了不便，员工使用的邮箱，服务商五花八门，公司无法统一建立、删除、设置群发、设定过滤等；其次员工密码容易被盗，邮件传输过程中被窃事件也有极大概率发生；最后员工离职时可能会带走与自己邮箱关联的客户与技术资料等。
2、免费邮箱不能使用自己的域名，对外宣传不利，而且当具体某位员工不在岗位时，也会延宕业务开展。
3、免费邮箱垃圾邮件评判标准不一，致使垃圾、病毒、广告邮件泛滥，严重影响有用信息的获取，降低了工作效率；又或是将正常邮件判别为垃圾信息。
所以，U-Mail刘工推荐企业自建邮件系统或者租赁企业邮箱，而且有实力、具有一定规模的企业最好是自建邮件系统。虽然租赁企业邮箱也有其优势，比方说维护费用少、省人力财力、一次性投入不多等，但是如果企业自建邮件系统的话，它具有几个显著优势：
一、相比国外大品牌，有较低的起始投入和较大的兼容扩充性：U-Mail邮件系统起始投入较少，对软硬件要求不高，随着公司业务发展和员工增多，可以增加购买，升级软硬件来满足要求，U-Mail采用分布式部署、多集群负载式设计，可以达到日均发送邮件千万封级、拥有用户千万数，且不会导致系统崩溃。
二、合作方式不拘一格：根据公司的实际，可以选择租用U-Mail企业邮箱，也可以一次性购买自建，还可以购买U-Mail的云服务方式，U-Mail并且也可以为公司量身定制二次开发方案，打造API接口等。
三、数据非常安全：U-Mail邮件系统对传输全程加密，在海量用户中筛选密码设置简单的用户并强制更改，可限制某些用户的收发权限，可指定用户在指定IP（段）或主机上登录，综合使用多种前沿技术防范垃圾邮件病毒攻击，邮件服务器放在公司内部数据安全性高，目前普遍推荐采用嵌入式Linux操作系统，避免系统漏洞，防止黑客攻击。
四、高效稳定：多进程和内存共享技术；数据采集与数据处理分离，极大提高了运行效率；采用嵌入式系统架构设计，抗病毒、抗攻击，稳定性极高。
五、操作简易维护简单：U-Mail邮件系统采取基于B/S架构的WEB图形化管理界面，实现可视化操作，能够对海量用户执行批量录入、修改、删除等操作；数据的迁入非常快捷迅速，支持备份到本地、网络存储、移动设备，可自定义日期自动、手动备份数据，可导出存放，在大数据时代非常重要。
