怎么设计EXCEL表

　　在实际工作中，很多EXCEL用户对于表，特别是同工作簿中多个相互联系的工作表，在设计上欠缺思路。

　　最常见的问题是：将基础资料与流水记录放在一起、将数据记录过程与需要的结果放在一起，等等。

　　这样的表给工作带来相当大的麻烦：数据录入费时、EXCEL的图表功能不能使用、容易出错。

　　那么怎样设计EXCEL表，以及组织各工作表之间的关系呢?请看对下图的拆分，重设计，组织一个新的鞋店进销存台账。

　　方法/步骤1

　　1、原表分析：

　　1 此表原来采用摆火柴棍的方法记帐。即：某货号进货或销售后，通过在码数中，增加或清除该鞋码的一个数(这个数是表示鞋码的，一般规律是5至9表示35至39码，0至4表示40-44码)。

　　2 进货或销售某货号、某鞋码时的记帐方法：通过筛选货号(货号有2000多个)，在对应的码数中，增加或清除该鞋码的一个数。

　　3 进货记帐规则示例：如本例C6中，现在是一个9，表示库存一双39码的鞋子(对应的G6中你可以看到“余存”是1);如果现在它再进货3双，那么会在码数中增加3个9，变成9999(表示4库存4双39码)。

　　4 销售记帐操作示例：如本例C6中，现在是一个9，表示库存一双39码的鞋子(对应的G6中你可以看到“余存”是1);如果现在销售了，库存没有了，那么会在码数中清除那个9，变成空单元格。

　　2、从上面原表设计者使用的情况来自看，几乎是不用任何函数和公式的。

　　可以猜测得到，这个表的最初设计者，还没有了解EXCEL的真正用途，和EXCEL的函数公式。

　　当然对于EXCEL表设计，比这更高一个层面，就更不可能掌握了。

　　方法/步骤2

　　1、那么，较好较为规范的台账表应该怎样设计呢?

　　在实践工作体会到几个要点：

　　2、要点1：基础资料与流水记录分开，便于基础数据的维护。

　　比如新货号、新物料、新产品资料的增加;长期不用的旧货号的删除;以及对基础资料进行备注说明。这些基础资料的维护工作，都是不方便在流水记录表中进行的。

　　下图左边部份，是对上图“原表”进行处理后，整理出来具有唯一值属性的“鞋店基础资料表”。

　　3、要点2：

　　期初数据单独存放，这样有利于期初数据的管理(包括核对)。

　　4、要点3：进货业务单独记录流水帐。便于利用EXCEL的数据图表功能，对数据进行统计分析。

　　当然，对于企业仓库入库业务，情同此理。

　　基础资料表中的货号与进货表中的货号，形成一结多的关系。(利用这种关系，快速录入带有效性的数据的方法，将在随后进行介绍)

　　5、要点4：销售业务单独记录流水帐。便于利用EXCEL的数据图表功能，对数据进行统计分析。

　　当然，对于企业仓库出库业务，也一样处理。

　　基础资料表中的货号与销售表中的货号，形成一结多的关系。(利用这种关系，快速录入带有效性的数据的方法，将在随后进行介绍)

　　6、要点5：进销存用单独的表，对上述月初、进货、销售表中，对应月份、日期、货号进行汇总计算。

　　只需要一个SUMIFS就够了。

　　如果你不会函数，EXCEL的数据透视表也很方便快捷让你完成数据汇总的。

　　下图左边根据O表中的月份，A列中的货号(带鞋码，将原表中货号与码数等鞋子的基础资料重新整理成唯一的货号)分别计算进货表中的进货数量、销售表中的销售数据。

　　7、试试用上面“原表”中的数据表做个图表

　　看下面重新设计表结构之后，图表功能实现数据汇总、分析