1.目的
为规范公司文控文员的招聘、培训、考核、鉴定及离职管理，加强公司文控文员对资料的收集、整理和管控作业，特制订本规定。
2.适用范围
本规定适用于对集团及下属公司所有文控文员的管理规定。
3.定义
无.
4.职责
4.1各部门负责人：文控文员需求的提出；
4.2人力资源中心：对文控文员进行招聘与考核；
4.3文控中心文控文员：管理文控中心，监督各部门文控文员的文件管理工作。
4.4总裁办：协助HR对文控文员进行培训考核；对文控中心文控文员及部门文控文员的日常工作进行评估与鉴定。
5.工作内容
5.1文控文员资格认定
5.1.1申请文控文员资格认证
各需求部门需要变更部门文控文员时,需根据部门文控文员的岗位职责,初步确认候选人是否符合要求,并向HR提出资格认证要求。
5.1.2文控文员的资格认定
- A.由HR对符合要求的文控文员安排培训，培训项目要求以下
- B.总裁办负责编制或修订以上培训项目所需文件资料，并协助HR对文控文员进行培训；
- C.培训完毕，由HR对文控文员进行考核，考核合格者颁发岗位资格证书；第一次培训考核未通过者给予一次补考机会，对补考合格的文控文员发放上岗证；补考未通过者需依照奖惩规定处罚。
- 试用文控文员考核不合格辞退或调职处理；
- 其他文控文员考核不合格降职或调职处理。
5.2文件资料（含电子文件档）管理
依照《文件管理流程》管控公司的文本文件及电子文件档案资料，说明如下：
5.2.1文件资料的编制
- A协助流程组长编写打印时，必须按《管理文件编写规定》执行；
- B协助制作表格及保存记录时，必须按《管理文件编写规定》、《记录管理规定》执行；
- C接收流程组长编制的文件时，检查文件是否包含在相关的子系统关系图内，检查格式是否正确，具体按《文件管理流程》执行。
5.2.2文件资料的接收、归档、回收、保管
- A接收发行的受控文件后，登记文件和记录，具体按《文件管理流程》执行；
- B部门文控文员接收并将文件登记在部门管控的FXWD4.4.1《受控文件记录总览表》中，并向部门负责人确认文件是否需要传阅，如需传阅时确认文件传阅者，填写《文件传阅单》再交部门负责人签字确认后，将文件随同《文件传阅单》给需传阅者传阅并要求签字，传阅完毕将《文件传阅单》与传阅的文件一同保存，分类归档并标识；
- C各部门相关人员需要借阅文件时，向该部门文控文员借阅文件需在FXWD4.4.5《借阅文件登记表》登记管控；如向文控中心借阅文件需提出FXWD4.4.3《文件丢失、申领、借阅处理单》于部门文控文员，文控文员依照《文件管理流程》执行；
- D每月对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的记录资料，对保管期限已满的记录资料依据有关规定进行鉴定销毁（受控正本文件除外）；同时对破损和褪色的材料进行修补，按《文件管理流程》规定申请更换；
- D各部门设立专门地点及专用文件柜保存文件资料，对受控文件保管柜要上锁，防止文件资料丢失；
- E文控文员对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行整理、统计，将文件更新、丢失情况定期上报主管。
5.2.3文件资料的传阅、借阅工作
- A要求传阅、借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅时要求借阅者进行登记，参照《文件管理流程》执行。
- B借阅文件资料交还时，须进行检查，如发现遗失或损坏，文控文员应及时报告主管领导并提出文件的补发申请。
5.2.4电子文档的管理
- A文控中心文控文员需对受控文件电子档
- B各部门受控文本文件及其电子文档必须保持一致，文控中心文控文员及部门文控文员需将文件电子档分类建档管理，必须在电脑中区分文件版本，及时更新资料，以便追查。
5.2.5传阅或借阅文件者擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损毁或丢失受控文件，文控文员依照《文件管理流程》管理，文控中心文员根据异常追究责任。
5.3文控文员日常工作考核与评估
5.3.1文控日常工作失误造成的作业异常包括以下内容但不限于此范围（特殊状况除外）:
- A正式受控文件缺页或整份文件丢失;涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损毁或作废受控文件；
- B需要上锁的文控资料未做到即开即锁造成文件被盗；
- C擅自将钥匙转借他人造成资料外泄；
- D擅自将文件外借或复印；
- E记录表单变更后未及时交文控中心受控并修改版本而造成记录表单的多版本使用（除不影响作业的旧库存表单）；
- F遗失受控电子文档；
- G部门文控文员提供给文控中心的文件文本档与其电子档不一致；
- H未及时（2个工作日之内）将过期或失效文件回收给文控中心；
- I其它未按相关文件管理规定执行事项。
5.3.2作业异常统计与评估
- A文控中心文控文员:由总裁办负责指定专人记录文控中心文控文员平时的文控作业异常;
- B部门文控文员:由文控中心文员记录部门文控文员平时的文控作业异常;
- C文控异常记录于《文控文员评估表》，文控中心每一季度将统计表签核后转交人力资源中心作绩效考评及晋升参考。
5.3.3奖惩规定
由HR依照文控文员的培训考核及《文控文员评估表》的评估结果，对文控文员进行奖惩，奖惩规定如下：
- A对通过资格认证的文控文员给予岗位奖金：RMB50元/月；
- B每发生一次工作异常减发RMB20元奖金，由总裁办参照公司奖惩规定填写《奖惩申请表》给HR执行。
5.4文控文员的离职管理
5.4.1文控文员办理离职时依照公司的离职管理规定必须进行工作移交，工作承接人确认移交时需根据文件清单及目录逐一核对文档资料及电子档（如：存放路径、电子档内容、版本及相关资料的密码）。
5.4.2主管指定工作交接人时，此交接人必须经文控管理培训，清楚文控作业要求及职责，确保文控工作的顺畅。
6支持及引用文件
DXWD4.3《管理文件编写规定》
DXWD4.4《文件管理流程》
DXWD4.5《记录管理规定》
