本文根据国内石油化工行业检修的档案资料管理基本要求整理而成，主要讲述检修档案的概念及分类、检修档案的构成、归档范围、执行的规范及责任、准备工作、检修档案的整理与归档 、以及普遍存在的需要完善和提高的问题。
一、检修档案的概念及分类
检修档案是指使用、检验、检修、改造、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括设备仪器的随机资料、安装及使用后形成的各种文件、文字材料、计算材料、图纸（底图、兰图）、声像材料（照片、底片、录音带、录像带等）、机读材料（磁带、磁盘、光盘等）等。
特点： 来源广泛 、费用性支出，计入生产成本、动态化管理，工作量大、专业性强。
检修的档案分类：土建工程(含结构、设备检修(动设备检修、静设备检修、管道检修 、电气检修 、仪表检修 、设备、材料质量证明文件 、管理性文件(安全、质量、进度、合同、投资五大控制、设计文件
二、检修档案的构成、归档范围、执行的规范及责任
1、检修档案的构成
管理性文件：大检修协调会纪要 、检修计划、检修作业指导书、物资供应计划 、资金管理计划 、HSE管理计划 、合同 。
其他有施工文件包括：工单、作业方案 、检修记录(各项施工记录、隐蔽工程、检测报告 、验收记录 、技术交底 、材料报验 、特殊工种作业人员资质报审。图纸 包括：设计变更单 、工作联系单 、图纸 。采购文件包括： 设备开箱检验记录 、装箱单 、随机资料 、设备/质量证明文件。事故应急处理文件包括、事故应急处理预案 、抢修记录 、事故分析报告 、验收记录 、专题讨论会纪要 、其他 。
2、归档范围
Ø工单(任务来源)
Ø计划、方案、专题会议纪要、总结(建设单位)
Ø作业方案
Ø检修准备
Ø检修记录
Ø检测报告
Ø检验报告
Ø验收记录
Ø设备抢修文件、专题讨论
3、执行的规范及责任
Ø执行的规范
•石油化工设备维护检修规程
•炼油企业检修管理指南
•检修用表格
Ø责任
•检修一般为无监理，建设单位要承担起监理的职能。
•生产单元或车间配合检修工作，应承担起质量控制的职能，验收表中应有其签字确认的内容。
•检修单位承担检修的主要工作，对交工文件的真实性和准确性负责，同时应按检修档案的整理要求收集和整理归档文件。(后面详细汇报)
•检修组织单位负责“五大控制”文件和的图纸收集、整理及归档。
•采购部门收集、整理和归档设计随机文件和质量证明文件(正本)。
三、准备工作
1、完善制度：明确归档的范围和责任单位；明确档案收集和整理要求；明确保管的方法；明确考核内容。
2、保管方法：实现“一管一档”、“一台一档”、“一炉一档”的管理要求；调整档案管理系统的结构，适应设备(检修)档案的管理要求；实现“病历”式管理。
3、培训：落实检修档案收集、整理的责任；掌握检修档案的整理要求和方法；理解归档不完整、不真实的惩罚措施。
四、检修档案的整理与归档
1、检修档案的整理
Ø设备类检修档案的整理
•按工单、施工方案、人员(材料、机具和安全教育)审核、检修记录、检测文件、检验报告、材料证明文件、验收记录整理，以“事件”、“年度”为单位存入该设备档案。
•要求：工单应以设备位号为单位开具，不宜多台设备共用，多台设备共用工单，可将单台设备记录内容分内，分别存各台设备档案。(附件8)
•一台设备多个工单的整理方法：同施工单位可合并工单合并记录；多个工单情况：可单独组成一件设备检修记录。
•为便于特种设备的年检工作，建议特种设备档案按年检文件要求进行整理，在卷盒脊背上标注压力等级。
Ø管道检修档案
管道检修文件的整理类似于设备档案，但需注意下列几点：
•试压包与管道等级表的合理应用；
•压力管道与一般管道归档文件整理的区别；
•管道支吊架、特殊管件、伴热、防腐、保温、热处理、无损检测记录、焊接工艺评定报告、单线图等重要部件、工序和检测文件的整理；
•压力管道技术档案内容(TSG D0001-2009)：
第九十九条：管道使用单位应当建立管道安全技术档案并且妥善保管。管道安全技术档案应当包括以下内容：
（一）管道元件产品质量证明、管道设计文件（包括平面布置图、轴侧图等图纸）、管道安装质量证明、安装技术文件和资料、安装质量监督检验证书、使用维护说明等文件；
（二）管道定期检验和定期自行检查记录；
（三）管道日常使用状况记录；
（四）管道安全保护装置、测量调控装置以及相关附属仪器仪表的日常维护保养记录；
•管道定期检验材料(在线检验和全面检验)
•为保证管道档案的完整性，应考虑压力管道所用的安全阀、爆破片装置、阻火器、紧急切断装置等安全保护装置及附属仪器或者仪表的检修记录。
•要注意静电接地电阻测量记录的存放位置。
•管道检修以外观检查为主，同时对管道进行检测，更换检测不合格的管线。这项工作量大，繁杂，档案人员不好预判。检修记录参照SH3503要求。
Ø电气设备检修档案
•电气设备的检修无法像设备检修档案一样，做到一台一档。
•电气设备检修的记录保存时间短。
•工单的开具离散性大。
•检修资料以工单为单位，按检修的要求整理检修文件。
•以装置为单位，分类归档。
Ø仪表设备检修档案
•仪表设备的检修无法像设备检修档案一样，做到一台一档。
•仪表设备检修的记录保存时间短。
•工单的开具离散性大。
•检修资料以工单为单位，按检修的要求整理检修文件。
•以装置为单位，分类归档。
•但DCS、PLC、CCS、SIS等系统必须实现“一套一档”，记录文件多为永久或长期保存。
Ø土建与结构
•在检修过程中，会因设备移位、更新、调整等要求，增加基础或钢结构等施工内容。这部分内容放在设备档案中，影响档案的利用。
•土建施工和检修施工往往不是一家单位，交工文件整合难度较大。
•按土建施工要求，以工单为单位，另存为宜。
•检修过程中产生的少量土建施工文件，SH3503-2007土建工程用表可满足交工技术文件制作要求，也可考虑与设备安装文件合并归到基建档案交工技术文件中。
Ø采购文件整理
•施工单位自采设备和材料质量证明文件，归纳到检修文件中。
•建设单位采购文件原件，因发放单位和装置的差异，无法按装置单位整理，另存为宜。
•按材料的类别整理，按事件或年度归档。
五、待完善和提高的事项
台账的不统一 ；检修资料不全 ；工单出具不规范 ；整理要求不系统 ；培训不到位
•检修单位一般按“钳电仪，管铆焊”安排检修工作，分别对应设备、电气、仪表和配管，如按设备位号、管道号、电仪分类整理要求整理检修资料，检修文件可实现系统整理、“病历式”管理、准确归档的目标。
2、检修档案整理要求
Ø严格按“一台一档”整理要求，按“件”整理
Ø检修文件按工单、方案、记录、检测、验收，只有工单，没有记录和验收的视为检修工作没有进行
Ø工单的开具应尽量规范化
Ø记录表格规范化
Ø方案要有针对性
Ø电气、仪表的记录(“短期”3年-5年)做为为资料保存
3、设备档案的来源广泛，注意收集
