品质内部文件管理工作指引
1、 目的：
规范和完善品质内部各类文件与资料接收、配布、存档的及时性、有效性及准确性，确保各工作场所使用的文件均为有效版本。
2、 范围：
适用于本公司品质部（喷油品质、注塑品质、IQC、QA、QE、装配品质）内部文件管理。
3、 职责：
3．1文件和资料的制定部门：负责确保文件和资料的适用性；
3．2品质体系课：负责手册、程序文件、作业指导书、外来文件的配布、回收及管理；
3．3 品质各课文员：负责接收、登记、分类存档，确保本部文件的准确性及有效性。
四、文件的类型：
4．1受控文件：维持公司质量/环境管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。
4．1．1 公司受控文件有：手册、程序文件、作业文件、工程图纸等
4．2非受控文件：质量/环境文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
4．3外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。 （受控文件有可能包括外来文件，而外来文件不一定是受控文件 ）
五、文件的等级：
5．1用于指导公司质量/环境体系运行及操作的指导性文件，分四级：
a.一级文件：质量/环境手册、产品环境管理手册
b.二级文件：程序文件；
c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、）
d.四级文件：质量记录格式。
六、内部受控文件管理
6．1文件配布： 手册、程序文件、作业指导书（包括QC工程图、检查手顺书）、外来文件由体系课受控配布。
6.1.1手册、程序文件、作业指导书（通用部分与非通用部分）由品质本部统一存档，非通用作业指导书则由品质本部根据品质各工程现场使用情况进行配布。
6.1.2新编的作业指导书审批后,由申请部门填写《文件发放范围审批表》,移交品质部经理批准后,将作业指导书与《文件发放范围审批表》一同给予体系课.体系课将按要求受控进行配布.
6．2文件接收：所有受控的程序文件、作业指导书、外来文件由体系课统一发放到品质本部，品质本部文员接收后再根据体系课发放份数填写《文件发放/回收记录表》配布给品质相关各课。各部门文员进行接收，如部门文员不在的情况下，可由部门责任人接收，看后需转交文员处统一归档。
6．3 文件存档：品质各课文员接收到文件与资料后要登记、分类存档、标识。
6．4文件修改：
a.更改申请部门应填写《文件更改申请单》交部门部长/经理审核后，并将修改后的文件与《文件更改申请单》一同给予体系课，体系课将按文件要求受控配布，不允许更改后未经审批人审批直接交使用现场使用。
b. 形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版 ，并移交各
部门部长/经理评审.申请部门需填写《文件评审表》，给予相关部门进行评审。
七、外来文件管理：
客户提供的技术文件、图纸品质内部接收人必须要将原稿移交体系课存档，体系课将按要求盖"外来文件"印章配布给品质内部，如有需要增加不可私自进行复印或进行打印，当各品质文员接收到外来文件时一定要及时进行登记、存档、标识。
八、注意事项:
1、所有体系手册、程序文件、作业指导书（包括外来文件）未经体系课批准一律不可以私自复印，如客户或有需要向品质体系课申请，说明理由并填写《受控文件遗失/补领申请及审批表》。体系课核实后配布。
2、现场作业指导书要悬挂在显眼的位置，便于操作员按照作业要求操作。
3、受控文件不可以用笔乱涂乱画，不可随意在原稿上进行更改，保持文件清洁。如已更改，当事人需在原文件上签名及注明更改日期，同时对应更改其它部门的文件。
4、现场记录存储，将按文件要求清晰、准确、完整、及时作好记录，每月将记录整理好提交本部门文员进行统一分类存档，以便于查阅、以防止损坏、变质和丢失。
5、同一型号产品订单完成后，现场所有记录需整理好提交到部门文员存档（如作业指导书）。
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