如何提高工作效率|提升工作效率三个步骤

如何提高工作效率|提升工作效率三个步骤

如何提高工作效率,这是一个职场中很常见的问题,我自己也看过不少提高工作效率的方法,比如这几年非常流行的番茄时钟工作法,日事日清工作法等等,试了一圈下来,还是感觉四象限法则好用,推荐给您,希望能帮到您。

四象限法则是什么?

四象限法则本质上是一个时间管理的方法,它把一个人有限的工作时间按照工作任务的重要性和紧急性标准划分为四个模块,分别是紧急且重要的任务,重要不紧急的任务,紧急不重要的任务,不重要也不紧急的任务,具体划分如下图所示:

四象限法则的时间管理方法论

结合四象限法则,我们能有效划分工作任务,理清工作思路,有效规划自己的工作时间。

四象限法则是帮助我们理清工作思路的重要利器。当我们接到一项工作任务时,你会选择怎么去做呢?是立即做手去完成吗?如果是这样,那你的工作脉络就是无序的。

结合四象限法则,我们可以将我们收到的每一项任务进行归类,例如,老板让你打印一份明早开会的材料,这样的工作任务就属于“重要但不紧急”的工作任务,像这种工作任务,就可以先列明完成计划,按照步骤及时限逐步推进完成,但要特别注意一点,此类工作任务如果未按照既定计划及时限完成,就很容易变成“重要且紧急”的工作任务,所以在开展此类工作时,要注意追踪工作完成进度,提高自己的计划执行能力。

再比如说,今天集团要下来到子公司突击检查,必须要在集团检查之前准备好相关的检查材料。这类工作任务就属于“紧急且重要”的工作任务。像这种工作任务,必须要列为第一优先级,快速处理,在最短的时间内完成高质量的工作,这种工作任务往往也是最能让老板考验你工作能力的,如果遇到这种任务,千万不能掉以轻心,一定要全力以赴去完成。

再举个例子,某天早上你在悠闲地喝茶看报纸,突然有一位老板的故友临时来访,老板嘱咐你接待一下。这类工作任务就属于“不重要但紧急”的工作任务。像这种工作任务,我们应该尽量避免这种事情影响到自己的工作节奏,在最短的时间内快速处理完毕,不要在这种工作任务上耗时太久。

最后一类工作任务是“不重要且不紧急”的工作任务,比如“下楼帮老板拿个快递,买包烟”。对于一个想提高自己工作效率的人来说,应当最大化地减少这类工作时间的占比。“能不做就不做,实在不行交给别人做”,别在这上面给自己“找事情”,让自己陷入琐碎且无效的工作中去。

运用四象限法则最重要的是对于工作任务的拆解和分类,这就使得您必须要养成梳理每天的工作以及工作总结的习惯。通过日常的反复练习,相信您一定可以快速判定您接到的工作任务在哪一个象限内,并且根据本象限的工作处理方法去合理分配您的时间与精力。

最后,祝您工作顺利,事业节节攀升!

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