采购文件是采购活动当事人的行为准则，是评审的依据，所以编制好采购文件至关重要。但在编制采购文件过程中会存在采购需求不准确、条款具有倾向性、排他性等现象，在由政府采购信息报/网举办的第28期全国政府采购法规与实务研修班上，业界专家就如何控制好采购文件质量进行了详细讲解。
首先，采购文件要避免争议或可能出现的争议，不能选用一家参数或多家最优参数的集成作为采购项目的技术标准。其次，采购人和采购代理机构编制采购文件要特别注意对特定资质的要求，避免出现争议。再次，评标因素和标准的设置及投标响应的证据要求要保持一致性。最后，采购文件的内容要一致、完整，词语表达要准确。
那么，衡量采购文件质量的标准是什么？第一是要回避法律、法规和规范性文件关于歧视性、限定性条件规定的行为。《政府采购法》第五条、第二十二条、第七十一条、第八十二条均规定任何单位和个人不得采取任何方式，阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场或以不合理的条件对供应商实行差别待遇和歧视性待遇，否则受到相应处罚。同时，《政府采购法实施条例》第二十条规定八种以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的情形。
第二是采购文件遵守程序、时间的强制性规定。采购文件是具有法律效力的文件，因此程序必须合法，不得违反法律的强制性规定。如《政府采购法实施条例》规定采购人或者采购代理机构应当在招标文件通知书中公开项目预算金额，招标文件提供期限自招标文件开始发出之日起不得少于5个工作日等。
第三是要符合现行行政管理和常理(或惯例)。比如采购人、采购代理机构要求供应商提供无偷税漏税记录的证明，实际上税务部门是不会开有偷税漏税证明的。因为税务部门要全面掌握供应商的偷税漏税情况并非易事。
第四是对章节、重要名词、术语要释义。采购文件不能只提出一些笼统的概念而不加说明，这会造成供应商理解上的歧义，进而在投标响应中作出非招标采购单位真实意思的响应。例如，某采购代理机构在一招标项目采购中，在招标文件中对投标文件的封装规定就过于笼统，要求用大信封封装，却未具体说是多大的信封为大信封。开标结束后便有供应商现场提出招标文件规定投标文件要装到大信封里面，多大尺寸属于大信封？国家信封的尺寸有标准，所以在招标文件要明确释义。招标文件最重要的是投标须知，无论是集中采购机构还是采购代理机构都要认真阅读投标须知。投标文件中的歧视投标须知应该减掉，要求太多太高项目不一定有成绩，限制投标人实际上也把自己限制住了。
