为什么你不应该用Excel的xls格式,而要用xlsx格式-xlsx文件怎么打开

所有使用Excel的人都知道最常见的两种Excel文件格式是xls格式和xlsx格式,估计很多人分不清这两者之间有什么差别,也不知道保存一个新建Excel文件时,究竟该选哪种格式。

这篇小文章无意于从理论上去区分这两种格式,只选用不同的文件格式,对我们的实际使用有什么影响。

使用xls的唯一理由只能是照顾老版本软件的兼容性需要

只有在一种情况下,我们才应该使用xls格式,那就是为了照顾老版本软件的兼容性需要。老版本软件指的是Excel2003及以前的Excel版本,以及其他老业务系统(出于成本考虑,很多业务系统用的还是N年前的那一套)。

如果没有兼容性顾虑,那么,一定不要用xls格式保存Excel文件。

那具体说来,使用xls格式有哪些坏处呢?下面一一列举。

如果你的数据超出256列和65536行,使用xls会导致数据被截断

如下图所示:

为什么你不应该用Excel的xls格式,而要用xlsx格式

一般表格很难超出256列(如果超出了,可能需要考虑下表格设计是否合理),但超出65536行就很轻松了,尤其是企业数据。当我们将文件保存为xls格式后,256列和65536行之外的数据会丢失。数据丢失的严重性有多高,无需多言。

使用xls个时候,无法使用一系列Excel新功能

如下图所示,加载项失效了,三维地图不可用了,迷你图和筛选器都只能望洋兴叹了。应该还有其他功能也会一起失效(不知道有没有高手列出xls格式导致失效的所有功能?)

为什么你不应该用Excel的xls格式,而要用xlsx格式

使用xls格式会导致文件体积暴增

如下图所示,同样的文件,使用xls格式保存和使用xlsx格式保存,体积差异最小有2倍之多,最大有10倍之多,文件体积越大,不同文件格式体积差异越大。

为什么你不应该用Excel的xls格式,而要用xlsx格式

有人会说,现在硬盘不值钱,xls格式浪费的这点空间不值一提。

但是,文件体积大带来的问题不仅仅是存储成本,还有传输成本:我们的文件总是要发给不同的人去看,您是愿意接收一个不足1M的文件呢,还是愿意接收一个接近8M的文件?如果用电子邮件发送,有些邮件服务商干脆限制附件不能超过2M。有些人喜欢用手机看文件,流量虽然够用,但是传送大文件需要耗费更多时间,不是么?

使用xls格式无法挽救出错文件

尽管微软Excel已经很可靠了,但有时候难免遇到文件报错的情况。如果用xls格式,则文件一旦损坏,很难挽救出其中的内容。而如果用xlsx格式,不但出错可能性降低很多,就算一旦出错,还可以挽救出一部分文件内容来。

比如下面这个文件,虽然损坏,但是用winrar打开xlsx文件后,我们还是能找回文件内容(只不过需要额外步骤处理显示问题):

为什么你不应该用Excel的xls格式,而要用xlsx格式

最后,xls格式没有xlsx格式快

这是我个人的体会,难以用图表或数据来支撑。但实际使用中,发现同一个文件,打开xls格式和xlsx格式,打开速度上有明显差异。我用的比较多的PowerQuery,甚至有时候无法处理xls格式的文件或者处理的速度慢得无法忍受。

结语

所以,如果没有兼容性考虑就不要用xls格式,而要用xlsx格式保存Excel文件。

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