做文档记录一直商业活动中最耗时，也是成本最高的一个部分。然而，每个公司都无法避免管理和存储文件，因为无论是对内还是对外，这些文档都是记录公司商业活动的依据。在纸质时代，许多公司为了存储文档甚至需要数以百计的文档柜来存储不同种类的文件。随着电子文档的快速发展，它逐步取代纸张，也解决了许多问题——包括物理存储空间、访问和检索的难题。但是，如果不仔细规划这些电子文档，它们可能丢失或无法访问，这对企业来说将是致命的打击。幸运的是，目前BPM先进的文档管理系统已经足以有能力处理和记录从创建到最终销毁的电子文档生命周期的每个阶段了。
为什么选用BPM的文档管理系统？
几乎每一家公司都有一套独立特有的文件管理方法。即使在没有标准化流程的企业，我们也能发现每个工作人员或部门有各自存储记录的方法或习惯，例如将它们上传至网盘、共享至内网，以便再下次使用时方便调用、打印、归档。
当试图访问以前保存的文档时，这些非正式的文件存储就可能导致问题，对于这些散落在不同存储介质上的文件，要做全面搜索信息几乎是不可能的。一个正式的文档管理系统应该能确保授权人在他们需要时能准确无误地寻找到需要的文件和信息，而不至于耽误他们更多的时间和资源。高级文档管理系统在这方面具有针对性，它允许所有公司文档（无论格式如何）以最小的成本自动组织、归档和维护，省去了企业大部分文档管理中的忧虑。
公有云与私有云
高质量的文档管理系统提供了两种存储文档的方法：公有云与私有云。如果选择公有云，则文档是分散的。它的好处是员工可以随时随地快速访问分布在不同地方的文档。只要有网络，用户可以访问系统的搜索功能，所有的记录又都可以通过互联网获得。
私有云的好处在于提供分权功能。它可以根据企业内控的要求设定哪些人有权限访问企业内部资源。同时，保证企业核心业务记录的安全性。
当然，随着云计算的发展，企业逐渐倾向两者结合的混合云模式来进行文档存储。BPM文档管理系统，能将两种存储方式结合，给予用户最佳的无缝访问体验。
从纸质文献到数字档案的过渡
虽然许多文档作为电子记录开始他们的生命周期，但许多仍然是在纸上创建的。有效的存储、搜索和检索需要将所有文档最终移动到数字格式。先进的文档工作流管理系统通过提供导入工具、版本控制等，使得这个过程平滑无误。物理文档连同传真和电子邮件一起被扫描和分类到系统中，在那里，它们被组织成便于将来访问需要的方式。
两种流行的数字化记录方法
目前，有两种比较流行的数字化记录方法来帮助文档的扫描能力。它也是BPM系统中审批、签批的一个核心。
光学字符识别（OCR）——这种技术使得扫描和识别纸上的数据并将其传递给系统成为可能。元数据可以被索引并可搜索。表单可以扫描和存储在不同的数字格式里，如JSON，XML，数据库等。
智能字符识别（ICR）——OCR的主要缺点是无法识别手写字符。ICR是为了解决这个问题而开发的。虽然这项技术还不完善，但它确实增加了企业的扫描能力，同时它也是捕获和识辨签字功能的关键技术。
BPM的文档管理系统通常被设计成通过捕获工作流系统中的元数据来生成数字文档，例如PDF或DOC。这对于各种业务应用来说是非常有用的，当它与一些数字签名软件或扫描识别软件集成并发送带有时间戳和前面的记录时（包括销售订单、采购订单、合同和发票），它能够大大节省员工的输入时间。这种应用我们在快递扫单、合同审批、以及药品记录等应用上已经颇为常见。
提高文档管理系统的有效性
当企业计划创建和实现正式文档流程时，首要考虑的是简单性。设计一个对文档进行分类的系统，以便在需要时能够定位、存档和丢弃。
企业对文档管理系统的选择将极大地影响记录保存流程的效率和有效性。我们要确认文档管理系统是否具备这些能力，这将有利于企业在文档管理系统上的选型。
1.是否具有分配、查看或编辑各种文档的用户权限的能力。这项功能允许企业保护敏感信息，限制不同权限用户的访问。
2.是否具有良好的用户界面，其设计的灵活性能够满足公司变化的需求。
3.是否具有全面的、安全的数据备份计划，确保您的文件在系统故障或其他故障的情况下是安全的。
4.是否包含输入和输出的特性，允许将外部文书工作可以纳入系统以便将来访问，以及允许将系统内生成的文档发送给外部用户。
5.是否具有强大的搜索能力，允许详细的搜索过滤器，可以确保用户很容易地找到他们需要的文件。
BPM的文档流程管理系统提供了一种安全、易于管理的自动化文档流程解决方案。它的目的就是帮助每一个业务活动，让参与者在其中获益：无纸化办公、减少对文件空间的需求、即时分散的文件检索、安全的信息处理、防止数据丢失的备份、审计追踪、文档版本控制、以及更改后自动生成的文档，等等。这些都会是BPM文档管理系统所具备的优势。
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