文档管理系统的前世今生-文件管理系统

IBM:文档管理将成为一项重要的企业能力，文档服务将成为企业的基础服务。

文档管理系统的定义

文档管理指文档、电子表格、图形和影像扫描文件的存储、分类和检索。每份文档均具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。

文档管理系统的前世今生

文档管理系统的诞生背景

自计算机在各行各业被广为应用以来，技术成本的下降促进计算机设备的应用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。

在企业管理中往往会出现各部门之间不能协调办公，相互配合的现象，这是因为每个部门都有自己的工作要做，当自己正在工作时，其他部门来调阅文档或找资料，即影响正在做的工作，又很难保证快速找到所需的文档和资料。因为这些文档、资料都保存在文件柜里，但具体在什么地方，可能是个问题。如果有时间，当然可以帮忙找到，但正在工作的话，恐怕为了快速完成自己的工作是不会愿意抽出时间来帮助找的。而本部门文件柜中的有些资料可能是需要高度保密的，也就不允许他们自己找了。这样下去，各部门之间就会产生矛盾，就会出现相互不配合的情况。

在企业经营过程中可能会发生某业务人员的离职或死亡等意外情况。这个人的离职往往会给企业带来很大的损失，因为客户往往是掌握在他们的脑子里，他们的离职不仅是人走了，而且是将他与这个客户之间的资料也带走了。新业务人员或其他人员根本就不知道他当初是如何和客户做得业务，以及更不知道客户的关键负责人是谁等。新业务人员对客户是一无所知的，因此新业务员要么根本就无法和客户进行再次合作，或者说在短期内不能和客户进行良好地合作。

文档管理系统的发展历史

• 第一代文档管理系统起源于上世纪60年代末期，主要用于财务领域中的薪资计算，用户极少。

• 第二代文档管理系统始于上世纪70年代，首次将文档管理概念引入到非财务领域,但是尚未形成文档管理的系统理念。

• 第三代文档管理系统兴起于上世纪90年代,全面利用了数据库、客户端/服务器、网络等技术，拥有完备的文档管理理论支撑，从战略角度看待企业文档管理规划。

企业文档管理系统的收益

• 避免公司机密文件的扩散及流失，有效地管制 ISO 文件的进出

• 增强办公协同，保证流通中版本的一致性

• 减少查阅时间，根据关键字方便检索

• 降低办公费用，避免重复复印

• 增加企业管理透明度，申请人可全盘掌握审批流程

• 极大减轻了文管人员的作业负担，使文管人员对公司核心文档进行更好的管控。

典型的文档管理系统功能