政府采购招标文件，是实施政府采购项目招标时所使用的书面法律文件，主要是用来载明招标项目的内容和要求，并告知参加投标的供应商应当了解的项目有关内容和相关情况，以及在编制投标文件和投标时应遵循的原则和应达到的要求，同时也是评标委员会进行评标的重要依据，还是招标人组织招标活动、最后定标，以及采购人与中标供应商签订合同的主要依据。对于采购人或者采购代理机构来说，编制既符合法律规范又与招标项目具体情况相结合的招标文件，对确保采购项目顺利实施有着极其重要的作用。笔者根据多年来从事政府采购招标工作的经验，对采购机构编制招标文件应注意把握的问题进行了梳理，大致有以下几个方面：
注意一 了解项目具体情况
全面了解政府采购招标项目的具体情况，是编制招标文件的前提。只有对所要招标项目情况进行全面系统的了解，才能准确地把项目的具体内容、技术要求写入招标文件中，让参加投标的供应商充分了解招标项目。一般来说，了解项目的具体情况，可从两个方面入手：
首先，要对项目资料进行审查、论证、分析。要从资金、技术、生产、市场等方面对采购人提交的采购方案进行综合分析，如有必要，还应邀请有关方面的技术人员或专家参加。一是要对项目的资金来源及落实情况进行分析，以核实资金来源、用途是否正当、合理，采购资金是否已经落实到位。二是要对采购需求进行分析，要会同有关专家对采购方案的技术要求和交货期等商务方面的要求进行分析、论证，准确掌握采购人的采购需求和采购方案的基本内容。三是要对潜在供应商的情况进行分析，要通过调查摸底，准确掌握相关企业生产情况、供货能力、售后服务情况以及服务能力和资质、资格情况。四是要进行市场分析，通过开展市场调查，分析招标项目所涉及产品、设备及配套设施的生产、销售、服务的市场价格和供求状况等。五是要进行采购风险分析，通过对项目的资金预算、需求、生产、市场以及交货期和交货状态等因素进行分析，防范采购风险的发生。六是对采购成本进行分析，要根据招标项目的特点和技术要求，对采购过程各因素进行分析预测，测算采购费用，使采购过程所耗费的采购成本得到合理控制。
其次，要对项目资料审查、分析、论证，确定项目采购清单。要在详细了解项目基本情况的基础上，会同采购人及有关技术人员对采购方案进行审查、分析、研究，进一步完善采购方案，并根据完善后的采购方案，确定招标项目的详细资料和采购清单，使采购项目的基本情况更加清楚明了。
注意二 明确禁止性法律规定
《政府采购法》、《招标投标法》等法律法规对政府采购及招标投标的有关事项分别作了明确规定，这些规定有些是禁止性的，编制政府采购招标文件不得有违反这些规定的内容。
这些规定主要有：一是《招标投标法》第二十条规定，招标文件不得要求或者标明特定生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容；这就要求招标文件中规定的内容，特别是其中的技术规格，必须符合公平竞争性的要求，招标文件中规定的各项技术规格或其他内容均不得要求或标明某一特定的专利、商标或商号、设计或型号、具体原产地或生产厂家，不得有倾向某些潜在投标人或排斥某些潜在投标人的内容。
二是《政府采购法》第五条规定，任何单位和个人不得采用任何方式，阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场；第二十二条规定了供应商参加政府采购活动应当具备的条件，同时又规定，采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。在《政府采购法实施条例》中有对这一原则作了具体规定，在编制采购文件时不得违背。
三是《政府采购法》第十条规定，政府采购应当采购本国货物、工程和服务，同时又规定了一些除外条件，即凡不具备这些除外条件的，就不得采购非本国货物、工程和服务。
注意三 梳理招标文件基本要素
政府采购招标文件，与其它类型的招标文件在结构上是相同的，其基本要素包括对招标项目具体情况的介绍和对招标投标活动组织实施过程具体要求的规定等内容。在结构上，这两个基本要素一般分为七个部分，即：招标公告（或投标邀请）、投标人须知、合同主要条款或商务要求、投标文件格式、评标原则和办法、投标供应商资格证明文件、招标项目内容和技术要求。
这七个部分自成一体，又相互关联。其中，招标公告（或投标邀请）主要是介绍招标项目的简明情况，告知投标人获取招标文件和投标以及开标的时间、地址、方式等；投标人须知主要是说明招标文件的组成部分，对招标项目作出详细说明，澄清招标文件和投标文件的方法、程序，投标文件的内容和组成部分，告知投标人投标、开标的时间、地点、方式、程序，对投标文件的修改和撤回作出规定，对评标的办法和程序、定标的原则和方式以及合同签订的原则、时间等作出规定；合同主要条款或商务要求，是对项目的商务部分作出规定，包括合同价款所应包含的内容，对工期或交货期、保修期的规定，对产品或设备质量技术的要求，对服务项目及服务规范、标准的规定，对违约责任及其处理办法的规定等；投标文件格式主要是对投标文件的组成部分及其格式作出规定；评标办法主要是对评标的程序、方法、原则、标准以及评标过程的具体组织实施作出说明和规定；供应商资格证明文件主要是对要求投标人须提供的能证明其资格、资质的文件资料和格式要求作出规定；招标项目内容和要求主要是对所招标的项目作出详细说明。
注意四 准确适用法律法规
政府采购的主要特征就是其方式和程序的法定性，而招标是在法定程序下开展的一项采购活动。政府采购招标既要遵循政府采购原则，又要遵循招标投标法的有关规定。目前，规范政府采购招标的法律、法规主要包括以下几类：
一是全国人大及其常委会制定颁布的相关法律，主要有《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》以及民法总则、民法通则、合同法、反不正当竞争法等与政府采购及招标有关的法律。二是由国务院制定颁发的行政法规，主要有《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《建设工程质量管理条例》、《货物进出口管理条例》等与政府采购和招标投标有关的行政法规。三是由财政部或财政部与有关部门联合制定出台的部门规章，主要有《政府采购货物招标投标管理暂行办法》（财政部令第18号）以及其它与与政府采购有关的管理办法。四是由各省人大常委会制定颁发的招标投标方面的地方性法规，例如《陕西省实施〈中华人民共和国招标投标法〉办法》等。五是由各省人民政府制定颁发的与政府采购工作有关的地方性行政规章。六是由财政部或财政部与其它部委联合出台的与政府采购相关的规范性文件，以及各省财政厅或省财政厅和其它有关部门联合制定的与政府采购有关的规范性文件，以及由各地方人民政府及其财政或财政部门和其它有关部门联合制定的与政府采购有关的规范性文件。
在编制政府采购招标文件时，一定要注意理解、把握这些法律、法规、规章和规范性文件的相关规定，严格依照并准确适用这些规定，切忌在招标文件中出现违背内容或条款。
注意五 把握有关鼓励性规定
在编制政府采购招标文件时，除要遵守有关法律法规对招标及政府采购招标的禁止性规定外，还应遵守有关法律法规对招标及政府采购招标的鼓励性规定。
《政府采购法》第九条规定，政府采购应当有助于实现国家的经济和社会发展政策目标，包括保护环境，扶持不发达地区和少数民族地区，促进中小企业发展等。《政府采购实施条例》第六条规定，国务院财政部门应当根据国家的经济和社会发展政策，会同国务院有关部门制定政府采购政策，通过制定采购需求标准、预留采购份额、价格评审优惠、优先采购等措施，实现节约能源、保护环境、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等目标。
对此，财政部制定出台并与有关部门联合制定出台了一些规章、规范性文件，主要有：一是财政部《关于实施促进自主创新政府采购政策的若干意见》《自主创新产品政府采购合同管理办法》《自主创新产品政府采购预算管理办法》《自主创新产品政府采购评审办法》等；二是财政部、国家发改委《节能产品政府采购实施意见》；三是财政部、国家环保总局《关于环境标志产品政府采购实施的意见》。
在编制政府采购招标文件时，必须注意把握这些规定，并结合招标项目的具体情况，把这些规定落实到招标文件中，在采购活动也要注意贯彻相关规定。
