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采购活动涉及采购人、采购代理机构，投标人，评标人，监管机构等群体。在政府采购项目的全过程中，投标人是响应招标、参加投标竞争的法人、其他组织或者自然人。投标活动应遵循国家的法律、法规并按招标文件规定的流程进行。作为投标人，在投标活动的主要工作流程可分为：跟踪项目，分析总结；购买、解读招标文件,参与答疑；投标文件制作；投标，答辩应对；考察（必要时，又分评标前或中标后）；合同签约。而这其中，投标人的投标文件则是投标活动中至关重要的一项内容。
目前投标文件的质量不尽人意，有的投标人为了给招标人和评标专家造成深刻印象，不按招标文件的规定要求提供材料，而是详细宣传其公司的规模、实力，又不分年代、时间，不分部、省、市、县，把各类奖、杯、旗、证书都往投标文件里面装，造成投标文件的“无的放矢”。此外，投标文件还有一些常见的误区：
1.投标文件按照范本套用，没有能按招标文件要求对应答复；
2.介绍公司内容，特别产品、业绩、荣誉篇幅过多；
3.投标一览表内容不全或同标书实际内容不相符合；
4.响应表诚信度较差，特别商务条款含糊有“捣浆糊”之疑；
5.技术性能表述不规范或照抄招标文件中的技术性能规格；
6.施工方案套用统一不变版本，与工程现场毫无关联；
7.售后服务虚晃几枪，用户深感无保障、无安全、无实惠；
8.相关资格证件不全、失效、有伪假嫌疑。
实际上投标文件能进入评标阶段，投标人只要按招标文件要求提供相应的资料就行。评标专家对投标文件审查的时间有限，不会去关心非招标文件要求的内容。
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